Riviera Congressi, grazie alla lunga esperienza di Cristina Vizzini, organizza eventi congressuali di qualità da molto tempo. Ogni evento, però, differisce dall’altro per caratteristiche, finalità e tipologia di servizi richiesti. È quindi necessario applicare accorgimenti differenti a seconda dei suoi tratti. Oggi vediamo quali sono i passaggi fondamentali per organizzare un congresso medico impeccabile da tutti i punti di vista.
1. Stabilire con precisione gli obiettivi del congresso medico
Capire cosa si vuole è il passo fondamentale verso l’organizzazione di un evento perfetto. È utile chiarire bene, le motivazioni per cui l’evento è stato organizzato e gli obiettivi che ci si pone.
2. Individuare i destinatari dell’invito
E’ necessario adottare una strategia organizzativa diversa a seconda dei destinatari da raggiungere. Medici ospedalieri, Professori universitari, infermieri, tecnici, rappresentano figure professionali diverse che possono partecipare ad eventi congressuali in ambito medico.
3. Capire quale sia la sede ideale per quell’evento specifico, in base alle sue caratteristiche
La scelta della sede adatta e che il cliente si aspetta comporta una buona percentuale di riuscita dell’evento stesso. È un cardine su cui riflettere molto bene. Non esiste una sede perfetta per l’evento medico in senso generale, ma esiste una sede ideale proprio per quello, nella sua individualità e per le sue esigenze specifiche.
4. Avere informazioni precise sul budget
Il budget deve essere chiaro e ben definito a monte. Non si possono svolgere compiti o scelte che non facciano i conti con le risorse di cui si può disporre.
5. La divulgazione giusta per ogni target
La divulgazione del congresso medico deve essere plasmata e cucita su misura in base al target a cui ci si rivolge. Nell’era delle nuove tecnologie, c’è chi ancora gradisce l’invito cartaceo. Target che vuoi, divulgazione che scegli.
6. Pianificare un timing rigoroso
Rispettare i tempi di tutte le fasi organizzative è un’altra parte importante da seguire con precisione. Ogni step ha bisogno di tempi tecnici (divulgazione, raccolta adesioni, prenotazione servizi…) ed è fondamentale dare ad ognuno il giusto tempo per essere sviluppato al meglio.
7. Selezionare e gestire lo staff esterno e interno
Ogni evento ha bisogno di personale adeguatamente formato. La gestione e la selezione di Assistenti è molto importante perché sono coloro che si confronteranno con i partecipanti e talvolta con il cliente stesso. Il personale esterno all’agenzia va quindi valutato con molta attenzione. In particolare coloro che seguiranno l’evento in agenzia dovranno avere attitudini personali di alto livello.
8.Come organizzare un congresso medico stilando un report finale preciso
Il report finale misura la riuscita dell’evento e proprio da qui si prendono decisioni riguardo alla conferma o meno dell’evento per l’edizione successiva.
Questa fase è quindi la più importante e delicata, e va strutturata in base a molti criteri:
- capire se gli obiettivi sono stati raggiunti;
- verificare che il budget sia stato rispettato;
- constatare se il partecipante è stato soddisfatto.
Senza l’Esperienza, la competenza e l’organizzazione del Project Manager tutto questo diventa impossibile!
Affidate il vostro evento medico a mani esperte, che sapranno agire con consapevolezza in ogni fase della realizzazione.
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