Cosa sono esattamente i servizi per eventi congressuali? E come bisogna sceglierli? Oggi Cristina Vizzini, Business Manager di Riviera Congressi ci spiega quanto sia importante avere esperienza in questo campo e esaudire le esigenze del cliente con servizi efficienti e mirati.
Secondo Cristina, i servizi collegati ad un congresso sono “tutto ciò che serve a fare sì che un evento abbia pieno successo”.
Tutto parte dalla scelta della sede dell’evento, che già deve rispettare le caratteristiche insite nella sua identità. Ogni evento ha infatti particolarità specifiche che la sede stessa deve interpretare. Ho-tel, centro congressi, residenza storica…non esiste una location perfetta per tutto ma esiste la location ottimale per un solo e unico specifico evento.
Tipologie di servizi per eventi: alcune considerazioni
Non è scontato affermare che, nel tempo, accumulando esperienza e know how, si riesce a lavorare solo con fornitori di servizi affidabili e competenti.
Cristina Vizzini, che si occupa di eventi congressuali dal 1996, afferma che i servizi per eventi possono essere classificati in tre macro-aree: servizi organizzativi, logistici e creativi.
I servizi per eventi congressuali di tipo organizzativo
Fanno parte di questo macro insieme il coordinamento generale del personale coinvolto nell’evento, compresa la segreteria scientifica in caso di congresso medico-scientifico. Inoltre questo gruppo comprende una delle componenti più importanti affinché un evento sia considerato di successo: la pianificazione e il cosiddetto “timing“,che controlla che tutti gli attori coinvolti dall’evento svolgano la loro funzione nei tempi prestabiliti.
I servizi per eventi congressuali di tipo logistico
Appartengono a questa categoria gli hotel e i trasferimenti (da e per l’aeroporto, ad esempio). Chi organizza congressi si preoccupa sempre che gli hotel dove alloggiano i congressisti ci siano servizi adatti a questa categoria di clienti. Un esempio è l’orario flessibile della colazione, disponibile anche in momenti particolarmente mattinieri.
I servizi creativi per eventi congressuali
Consideriamo creativi tutti quei servizi che necessitano di personalizzazione estrema e una buona dose di organizzata creatività. Un esempio può essere la cena dove è necessario un allestimento preciso che soddisfi i desideri del cliente: dalla scelta della mise en place alla stampa del menù, gli addobbi e gli allestimenti decorativi etc…
Insomma ogni evento ha un ingranaggio ben definito al suo interno che va presieduto e seguito in ogni sua fase. Professionalità e competenza fanno la differenza, sempre.
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